Categorieën Personal

Bruiloft | Opzet draaiboek en dagplanning

Wedding Week #3: Het maken van een draaiboek voor onze trouwdag vond ik heel moeilijk. 'Doe ik wel even', dacht ik, maar er valt zoveel te regelen! En over na te denken. Want wat zet je allemaal in een draaiboek, en wat mag je echt niet vergeten? Ik heb uiteindelijk alles wat in mij op kwam genoteerd en dat resulteerde in een heel groot, maar duidelijk draaiboek voor onze bruiloft. Handig voor de ceremoniemeester! In dit artikel zie je een voorbeeld van ons draaiboek, inclusief tips om je op weg te helpen.

Belangrijk voor de planning en het draaiboek

Het belangrijkste is dat je in grote lijnen weet hoe laat wat staat te gebeuren. Hoe laat komen de gasten, wanneer komen de corsages, hoe laat trouwen jullie, en ga zo maar door.

Bij het vormgeven van een draaiboek zul je nog niet op alle vragen meteen antwoord kunnen geven. Want sommige dingen moet je gewoon nog bepalen! Alles wat je al wel precies hebt uitgedacht, noteer je, en alles wat je nog niet helemaal weet, noteer je ook. Maar dan zonder de tijd erbij of wie dat gaat regelen. Zo kun je, samen met bijvoorbeeld de ceremoniemeester, beetje bij beetje het draaiboek gaan invullen. Zo hebben wij dat ook gedaan, steeds in stapjes alles aanvullen totdat het draaiboek uiteindelijk compleet was.

Onze dagplanning

Onze dagplanning zag er in grote lijnen zo uit (voor de duidelijkheid, Sjoerd en ik sliepen de nacht van tevoren apart, omdat we dat speciaal vonden):

9.00 uur: Visagist arriveert bij Suzanne
9.30 uur: Ouders Sjoerd arriveren bij Sjoerd
10.00 uur: Fotograaf en videograaf bij Sjoerd
11.00 uur: Fotograaf en videograaf bij Suzanne
11.15 uur: Ceremoniemeester arriveert bij Suzanne
11.15 uur: Ouders Suzanne & broer + vriendin arriveren bij Suzanne
11.30 uur: Suzanne aankleden
11.30 uur: Ouders Sjoerd arriveren bij Suzanne
11.50 uur: Trouwauto arriveert bij Sjoerd
11.55 uur: Sjoerd arriveert met trouwauto bij Suzanne
12.00 uur: Toostmoment met ouders in de tuin
12.15 uur: Foto's maken in Etten-Leur
12.45 uur: Samen met ouders in stoet naar Breda
13.15 uur: Foto's maken bij Huis Den Deijl
14.00 uur: Daggasten arriveren bij Huis Den Deijl
14.30 uur: Ceremonie

Het daadwerkelijke draaiboek ging veel verder dan dit. Het moest bijvoorbeeld duidelijk zijn hoe laat de corsages kwamen, waar de trouwauto vandaan kwam, wie op locatie ging versieren en wie de trouwambtenaar was.

Om je een idee te geven, een passage uit ons draaiboek:

	Bruiloft Sjoerd en Suzanne
11.50	Trouwauto arriveert bij Sjoerd
11.55	Sjoerd Suz ophalen
11.55	"Trapmoment" bij de voordeur
12.00	Champagne inschenken en proosten met ouders
	Mobiele telefoons afgeven aan ouders voor als gasten bellen
12.15	Sjoerd en Suz met trouwauto naar externe locatie voor fotoshoot
	Ouders blijven thuis, eten eierkoek o.i.d. met koffie/thee
12.45-13.00	Naar Huis Den Deijl, samen met ouders en C.M.
13.00-13.10	Aankomst bij Huis Den Deijl. Trouwauto vertrekt weer
13.00-13.10	Sjoerd en Suzanne foto's maken bij Huis Den Deijl
13.00-13.10	Ouders krijgen kopje koffie en Sjoerd en Suzanne tussendoor wat eten/drinken
Tussentijd	Suz en Sjoerd drankje + opfrissen
Tussentijd	Huis Den Deijl versieren
Tussentijd	Plaatskaartjes op stoelen plakken bij ceremonie
Tussentijd	Cadeautafel klaarmaken (stickers, pennen, labels, emmers etc)

In grote lijnen is hier de eerder opgestelde planning in terug te vinden, maar alle overige zaken waar aan gedacht moest worden, of waar vragen over konden ontstaan (hoe klein ook) staan hier ook in vermeld. Zo hoefden we niets aan het toeval over te laten en wist onze ceremoniemeester precies wat wanneer moest gebeuren.

In ons draaiboek stond ook per activiteit vermeld wie waar verantwoordelijk voor was, inclusief de contactgegevens. Stel dat een leverancier niet (op tijd) zou zijn komen opdagen, dan kon de ceremoniemeester gelijk actie ondernemen. Zoals je zult begrijpen heb ik al die persoonsgegevens uit het bovenstaande voorbeeld verwijderd.

Zelf een draaiboek maken

Als je zelf een draaiboek gaat maken, dan kan ik als tip meegeven: noteer alles wat er in je op komt. Maar dan ook echt alles. Samen met de ceremoniemeester kun je dan vorm gaan geven aan de volgorde van je notities, en zaken verwijderen of toevoegen. Het is zaak dat de ceremoniemeester kan werken met dit draaiboek, maak het draaiboek dus zó dat hij of zij hier goed mee uit de voeten kan.